Hvor meget taber jeres bilflåde, uden at I kan se det?
FleetView er bygget på en business case med et identificeret årligt besparelsespotentiale på 1-2 mio. kr. gennem færre administrationstimer, lavere forbrug og bedre udnyttelse af den eksisterende flåde.
AB 12 345 er en dieselbil. Benzinen er tanket kl. 17.42 på en anden station 3 km fra den første.
Faktureret 495 kr. Kontrakt 7712-04 inkluderer kun grøn ejerafgift, dæk og service. Samme gebyr optræder på 12 andre biler.
Bizz registreret søndag kl. 14.05. GPS har ingen ture for GH 23 456 den dag. Bizzen er sandsynligvis flyttet til et andet køretøj.
Kandidater til ikke at blive genleaset eller til at skifte afdeling, før der bestilles nye biler.
Kan I se, hvor flåden taber penge, før måneden er slut?
De fleste flåder på 200+ biler styres på tværs af leasingportaler, brændstof- og ladekort, økonomisystem, regneark og mails. Det ser sådan her ud indefra:
Ingen kilde er komplet.Data er spredt på tværs af portaler, systemer, regneark og e-mails.
Arbejdet starter forfra hver måned.Det tager mange timer at samle, kontrollere og rapportere.
Afvigelser opdages for sent.Dobbeltfakturaer og forkerte tankninger fanges sjældent, og omkostningen er allerede opstået.
Hvad koster én bil?Den reelle omkostning pr. bil og pr. afdeling kan ingen svare hurtigt på.
Et flag bliver ikke til en opgave.Ansvar og opfølgning er ikke forbundet til data. Ingen ejer afvigelsen.
Flere biler, før de gamle er udnyttet.Nye biler overvejes, før nogen ved, om den eksisterende kapacitet er brugt.
Pengene findes tre steder.
Business casen bag FleetView fordeler potentialet på tre håndtag. Tallene herunder er fra den nuværende case: en dansk servicevirksomhed med 219 biler og et årligt bil-spend på cirka 20 mio. kr.
Færre administrative timer
Indsamling, kontering, kontrol og rapportering er automatiseret. AI læser leasingkontrakten ved oprettelse, og et menneske godkender hvert felt.
Lavere forbrug og færre afvigelser
Kontrollerne kører på rådata: brændstofkort, ladning, parkering, bro, leasingfakturaer og kilometer. Et flag bliver til en færdigskrevet besked eller indsigelse med ét klik.
Bedre beslutninger om flåden
Leasingudløb, ydelser og forbrug ligger samlet på tværs af seks leasingselskaber. Det giver grundlaget for at vurdere kapacitet, placering og udskiftning, før der bestilles flere biler.
Når data er samlet, kører kontrollerne af sig selv.
Hver kontrol er en regel, ikke en sprogmodel. Et fund er én linje med bil, dato og beløb, og handlingen er skrevet på forhånd: en besked til chaufføren eller en indsigelse til leverandøren. I godkender, systemet sender.
Benzin og diesel på samme kort samme dag.
Bliver privatbilen tanket på firmakortet?
Reglen: to tankninger med uforenelige drivmidler på samme kort inden for 24 timer, en tankning der overstiger bilens tankstørrelse, eller tankning på en dag hvor bilen ifølge GPS stod stille.
HandlingBesked til chaufføren, skrevet på forhånd.
AB 12 345 er en dieselbil. Benzinen er tanket kl. 17.42 på en anden station 3 km fra den første.
Ladning uden for aftalen.
Hvem lader hos andre end vores ladepartner, og hvad koster det ekstra?
Reglen: kWh pr. bil pr. måned hos operatører uden for aftalen over en grænse, I selv sætter. Merprisen mod partnerprisen regnes ud pr. bil.
HandlingBesked til chaufføren med grænsen og merprisen.
9 ladninger hos to eksterne operatører. Grænsen er 60 kWh pr. måned. Merpris mod partnerprisen ca. 480 kr.
Parkering uden for arbejdstid på gulplade.
Betaler vi for parkering i weekender og efter fyraften?
Reglen: parkeringstransaktion på gulpladebil i weekend, på helligdag eller uden for afdelingens arbejdstid. Gulpladebiler må ikke bruges privat, så det er et skattemæssigt problem, ikke kun en omkostning.
HandlingBesked til chaufføren. Sagen dokumenteres pr. bil.
Bymidten, 2 t 40 min. Afdelingens arbejdstid er 07 til 16 på hverdage. Tredje weekendparkering på bilen i kvartalet.
Bizzen bruges, mens bilen står stille.
Kører nogen over broen i weekenden på firmaets bizz, eller i en helt anden bil?
Reglen: passage på en dag, hvor GPS ikke viser en tur for bilen (bizzen er flyttet til privatbil), eller passage i weekend uden kundetur samme dag.
HandlingBesked til chaufføren med dato og passage.
Bizz registreret søndag kl. 14.05. GPS har ingen ture for GH 23 456 den dag. Bizzen er sandsynligvis flyttet til et andet køretøj.
Fakturaen mod kontrakten, hver måned.
Stemmer leasingfakturaen med det, vi aftalte, og betaler vi for gebyrer, vi ikke skulle?
Reglen: ydelse afviger fra kontrakten ud over en tolerance, gebyrtype der ikke er i aftalen, samme faktura to gange, eller faktura efter kontraktens udløb. Kontrakten er læst af AI ved oprettelse og godkendt felt for felt.
HandlingIndsigelse til leasingselskabet, skrevet på forhånd.
Faktureret 495 kr. Kontrakt 7712-04 inkluderer kun grøn ejerafgift, dæk og service. Samme gebyr optræder på 12 andre biler hos samme selskab.
Kilometer, der ikke kan passe.
Hvilke aflæsninger er forkerte, hvilke mangler, og hvem kører mod kontraktens loft?
Reglen: spring mellem to aflæsninger, der ikke er fysisk muligt; biler uden aflæsning i perioden; og biler hvis tempo rammer kontraktens km-loft før udløb, så merkilometer kan forhandles i tide.
HandlingBed chaufføren om ny aflæsning. Loft-sager går til fleet office.
86.280 km på 31 dage. Fotoet fra QR-scanningen viser 64.220. Sandsynligvis en tastefejl, rettes før månedsrapporten.
Abonnement eller pay-per-use, bil for bil.
Hvilke biler krydser broen og parkerer så ofte, at en fast aftale kan betale sig?
Analysen: antal passager og transaktioner pr. bil pr. måned mod prisen på en pendleraftale eller et parkeringsabonnement. Break-even regnes ud, og anbefalingen gives pr. bil, ikke for hele flåden.
HandlingAnbefaling pr. bil med besparelse i kr. pr. måned.
| Bil | Passager | Betalt | Aftale | Sparer/md. |
|---|---|---|---|---|
| AB 12 345 | 11 | 2.750 kr. | 1.890 kr. | 860 kr. |
| NO 34 567 | 9 | 2.250 kr. | 1.890 kr. | 360 kr. |
| PQ 67 890 | 8 | 2.000 kr. | 1.890 kr. | 110 kr. |
Break-even: 8 passager pr. måned. 6 biler bør derudover have parkeringsabonnement.
Fri strøm eller pay-per-use, pr. elbil.
Hvilke elbiler lader så meget, at fri strøm er billigere, og hvilke gør ikke?
Analysen: fast abonnement med lav kWh-pris mod betaling pr. kWh, regnet på hver elbils faktiske forbrug. Biler med og uden hjemmelader vurderes hver for sig.
HandlingAnbefaling pr. elbil, begge veje.
| Bil | kWh/md. | Pay-per-use | Fri strøm | Forskel/md. |
|---|---|---|---|---|
| RS 90 123 | 520 | 2.080 kr. | 1.470 kr. | 610 kr. |
| TU 12 345 | 410 | 1.640 kr. | 1.250 kr. | 390 kr. |
| VW 45 678 | 140 | 560 kr. | 710 kr. | 150 kr. (skift tilbage) |
Break-even: 310 kWh pr. måned ved de nuværende priser.
Biler, I ikke behøver.
Skal vi bestille flere biler, eller har vi allerede nok?
Analysen: km pr. måned, ståtid og placering pr. afdeling sammenholdt med leasingudløb. Biler med lavt forbrug, der udløber inden for 6 måneder, er kandidater til ikke at blive genleaset eller til at skifte afdeling.
HandlingListe med kr. pr. år til ledelsen, før der bestilles nye biler.
| Bil | km/md. | Afdeling | Udløb | Ydelse/år |
|---|---|---|---|---|
| XY 78 901 | 210 | Nord | Aug. | 78.000 kr. |
| ZA 01 234 | 280 | Vest | Sep. | 81.000 kr. |
| BC 23 456 | 340 | Øst | Okt. | 74.000 kr. |
Potentiale: 312.000 kr. om året, hvis 4 af de 6 ikke genleases.
Fra spredte filer til målbar effekt.
Saml data
Jeres økonomiudtræk og leverandørfiler læses ind. Syv leverandørformater genkendes automatisk, fra brændstofkort til ladebrikker.
Skab overblik
Én record pr. nummerplade: leasing, chauffør, forbrug, service, skader og historik. Alle tal læser fra samme database.
Prioritér handlinger
Afvigelser og deadlines bliver til en liste med en ansvarlig, ikke bare en graf. Service varsles 30 dage før, leasingudløb 90 dage før.
Automatisér arbejdsgange
AI skriver udkast til rykkere, servicebookinger og indsigelser. Intet sendes, før et menneske har godkendt det.
Mål effekten
Ledelsesrapporter med nøgletal beregnet af systemet, ikke af en sprogmodel. Udviklingen sammenlignes med jeres baseline.
Fleksibelt i begge ender: input og output formes efter jeres systemer.
Princippet bag: FleetView skal ikke bare producere dashboards. Det skal få nogen til at gøre noget anderledes, og kunne vise effekten bagefter.
Hvad systemet kan i hverdagen.
QR-mærkat i hver bil.
Chaufføren scanner mærkatet og melder ulykke, skade, fejl eller kilometerstand fra telefonen. Uden login, uden app. Ved chaufførskift eller spørgsmål om bilen er svaret altid ét scan væk.
- Skader meldes med fotos og lander hos fleet office med det samme.
- Kilometerstand valideres mod bilens historik, urealistiske tal flages.
- 112 øverst og klik-til-ring til vejhjælp, forsikring og nærmeste leder.
En AI, der kender hele databasen.
Hvem kører CK 24 118? Hvor mange elbiler har vi? Hvornår skal de til service? Spørg på dansk, og få svar fra jeres egne data.
- Nummerplader genkendes automatisk i spørgsmålet.
- Svarene bygger på hele registret, forbruget og historikken.
- Modellen siger fra, når svaret ikke findes i data.
Hele flåden i ét realtidsbillede.
Antal biler, el-andel, årlig run-rate, leasingudløb, service og afvigelser. Alle tal beregnes fra samme database, hver gang en fil læses ind.
- Forhandl med leasingselskaberne på jeres egne samlede tal, på tværs af alle selskaber.
- Vurdér om flåden skal være større eller mindre, før I bestiller nye biler.
- Besparelserne kan følges på bundlinjen, ikke kun i en præsentation.
Rapporten finder det, I ikke spørger om.
I kan ikke spørge om det, I ikke ved. Optimeringsrapporten gennemgår biler, leasingaftaler, regninger og forbrug og afleverer anbefalinger med estimeret besparelse i kroner.
- Nøgletallene beregnes af systemet, ikke af sprogmodellen.
- Anbefalingerne er prioriteret efter kroner, ikke efter teknik.
- Vælg selv perioden, og download rapporten til ledelsen.
Alarmer, der passer til hvert køretøj.
Vinterhjul 1. september. Service 30 dage før. Leasingudløb 90 dage før. Ved en ulykkesrapport går beskeden direkte til admin. I sætter reglerne, systemet holder øje.
- Egne påmindelser pr. bil eller for hele flåden, engangs eller årlige.
- Regler kan følge bilens egne datoer, fx næste service eller leasingudløb.
- AI'en skriver bookingmailen, når alarmen rammer. I godkender.
Hver regning lander på den rigtige nummerplade.
Måtter, benzin, el, olie, service, parkering og bro. Alt konteres til nummerpladen, så I kender den præcise omkostning pr. bil, ikke bare totalen for flåden.
- Komplet kost pr. bil, pr. afdeling og pr. kategori.
- Moms håndteres efter pladetype, gul eller hvid.
- Klar til økonomisystemet som CSV.
Jeres helt egen feature.
Den feature, netop jeres flåde har brug for, og som intet standardsystem har. I beskriver behovet, jeg bygger den ind. Al udvikling, alle behov og alle krav er en del af pakken.
- Ingen ekstra betaling for ekstra features. Kan det bygges, er det inkluderet.
- Bygget ind i jeres system, ikke som et tilkøbsmodul ved siden af.
- QR-mærkaterne startede præcis sådan: som ét konkret behov hos én kunde.
Tre arbejdsgange, som flytter penge.
Alle skærmbilleder er fra det kørende system, vist med demo-data. Ingen kunde-data forlader kundens miljø.
Fra flag til indsigelse på to klik.
Systemet fanger det, der ikke kan passe: samme beløb faktureret to gange, benzin og diesel på samme kort samme dag, et kilometertal der hopper 900.000 km.
- Afvigelsen peger på en konkret bil og en konkret dato.
- "Draft dispute" skriver indsigelsen til leverandøren.
- Et menneske godkender, før noget sendes.
De 30-100 mails om ugen, besvaret med det samme.
"Hvem kører CK 24 118?" "Hvilken vejhjælp har jeg?" "Hvornår udløber leasingen?" Spørg på dansk eller engelsk. Svaret bygger på flådens egne data, og modellen har instruks om at sige fra, når svaret ikke findes i dem.
Én record pr. nummerplade.
Registeret er den kilde, alle andre skærme læser fra. Manglende felter vises som huller, der kan lukkes, ikke som fejl, der gemmer sig i et regneark.
- Søg på plade, model, chauffør eller afdeling.
- Historik bevares, også når biler afvikles.
- Chauffører melder skade og kilometerstand via QR-mærkat i bilen, uden login.
Jeres kontoplan. Jeres systemer. Jeres regler.
FleetView er ikke en fast pakke, I skal passe ind i. Cirka 60 procent er færdig software: register, import, kontrol, alarmer og AI-funktioner. De sidste 40 procent formes efter jeres systemer, processer, bilparktyper, moduler, datakilder og arbejdsgange. Og alt er i princippet på bordet: nye ønsker er inkluderet i den faste pris og bygges ind i jeres system, hvis det kan bygges.
Kontoplanen
Hos den første kunde: 30 konti efter kundens egen DB-struktur, moms afgjort af pladetypen, eksport klar til kundens økonomisystem. Jeres kontoplan sættes op på samme måde.
Datakilderne
Syv leverandørformater genkendes automatisk i dag. Skifter I leverandør, eller kommer der en ny fil, sættes formatet op som en del af leverancen, ikke som et projekt hos jer.
Arbejdsgangene
Roller, alarmer og regler følger jeres organisation. QR-flowet til chauffører uden login blev bygget, fordi kundens timelønnede ikke har firmalogin. Jeres forudsætninger former systemet, ikke omvendt.
En dansk servicevirksomhed, 219 biler, seks leasingselskaber.
Flåden blev administreret i Excel, seks leasingportaler og et økonomisystem. Én medarbejder brugte en stor del af ugen på at flytte og kontrollere tal.
- Data i seks portaler, Excel og økonomisystemet
- Op til 10 mails pr. bil ved oprettelse
- 30-100 mails om ugen til den flådeansvarlige
- Ingen systematisk kontrol af fakturaer og forbrug
- Cirka 20 mio. kr. i årligt bil-spend
- Datahåndtering vurderet til 700-800.000 kr. om året
- Forbrugsdata fra alle leverandører samlet og efterprøvet
- Ét register, alle tal fra samme database
- Kontering efter kundens egen kontoplan, klar til økonomisystemet
- Fire automatiske kontroller på rådata
- AI-udkast med menneskelig godkendelse
- Færre administrative timer fra dag ét
- Afvigelser fanget, mens de kan bestrides
- Beslutningsgrundlag før næste bilbestilling
Potentialet på 1-2 mio. kr. er beregnet ud fra kundens egne filer: administrative timer i datahåndtering plus 5-10 % af det årlige bil-spend gennem kontrol, kontering og bedre beslutninger. Det er et konservativt interval, ikke en målt besparelse. Den realiserede effekt måles løbende mod baseline, og siden her opdateres, når tallene er dokumenteret.
Bygget til flåder, hvor administrationen er blevet et job i sig selv.
- Facility management- og servicevirksomheder
- Håndværks- og installationsvirksomheder
- Logistik og distribution
- Forsyning, teknik og vedligehold
- Offentlige og private driftsorganisationer
- Virksomheder med 100+ servicebiler eller spredte teams
- Små flåder uden væsentlig administration
- Organisationer uden adgang til egne flåde- og forbrugsdata
- Virksomheder, der kun ønsker endnu et dashboard uden at ændre arbejdsgange
Få kortlagt jeres flådepotentiale.
På et kort diagnostic-forløb kortlægger vi flåden, datakilderne og de vigtigste arbejdsgange. I får et konservativt besparelsesinterval og en prioriteret plan for, hvor det bedst kan betale sig at begynde.
- Kortlæg flåden og datakilderne.
- Kortlæg administration og beslutningsprocesser.
- Identificér de største omkostnings- og udnyttelsesproblemer.
- Beregn et konservativt besparelsesinterval.
- Prioritér de første forbedringer og systemfunktioner.
Det, indkøb, IT og økonomi altid spørger om.
Hvilke datakilder kan systemet arbejde med i dag?
I den nuværende drift: kundens eget økonomiudtræk (29 danske kolonner fra Navision) plus forbrugsfiler fra Q8, Clever, Autolease, NF Fleet, Nordania, BroBizz og EasyPark. Formaterne genkendes automatisk. Nye kilder sættes op som en del af leverancen, ikke som et projekt hos jer.
Erstatter FleetView vores leasing- eller økonomisystem?
Nej. FleetView samler og kontrollerer data på tværs og afleverer færdig kontering som CSV, bygget til jeres kontoplan. Økonomisystemet bogfører som hidtil, bare uden det manuelle splittearbejde.
Skal vores data være perfekte fra begyndelsen?
Nej, og det bliver de heller ikke. Systemet viser datahuller som klikbare lister: biler uden VIN, chauffører uden mail, manglende servicedatoer. Hos den første kunde blev 250 rækker læst ind, 219 biler oprettet og 31 afvist med en begrundelse pr. række.
Hvad kan AI'en, og hvad må den ikke?
AI'en læser leasingkontrakter ved oprettelse, besvarer spørgsmål ud fra flådens egne data og skriver udkast til rykkere, servicebookinger, indsigelser og ledelsesrapporter. Den må ikke sende, bogføre eller ændre noget selv. Hvert udkast venter på en menneskelig godkendelse, og rapporternes nøgletal beregnes af systemet, ikke af sprogmodellen.
Hvordan håndteres persondata og adgang?
Login kræver en inviteret mailadresse og en engangskode. Rettigheder håndhæves i selve databasen pr. rolle. AI-nøglen ligger på serveren og når aldrig browseren, og AI-kald er beloftet pr. bruger. Data hostes hos Supabase i EU, og en databehandleraftale indgår i opstarten.
Hvordan er besparelsespotentialet beregnet?
Ud fra kundens egne filer: en baseline for administrativt tidsforbrug (vurderet til 700-800.000 kr. om året i ren datahåndtering) plus et konservativt interval på 5-10 % af det årlige bil-spend gennem kontrol, kontering og bedre beslutninger. Antagelserne lægges frem i diagnostic-forløbet, og potentiale omtales som potentiale, indtil effekten er målt.
Er det standardsoftware eller bygget til os?
Begge dele. Cirka 60 % er færdig software: register, import, kontrol, alarmer, AI-funktioner. De sidste 40 % formes efter jeres systemer, processer, bilparktyper, moduler, datakilder og arbejdsgange. Nye ønsker og features er i princippet altid på bordet: de er inkluderet i den faste pris og bygges ind i jeres system, hvis det kan bygges.
Hvem skal bruge det i det daglige?
Den flådeansvarlige og økonomi arbejder i systemet. Ledelsen får rapporter og kan selv spørge flåden. Chauffører skal ikke have login: QR-mærkatet i bilen åbner en dansk mobilside til skadesmelding, kilometerstand og klik-til-ring.
Kan vi begynde med en del af flåden?
Ja. Diagnostic-forløbet afgrænser et fornuftigt startpunkt, fx én region eller ét leasingselskab, og planen prioriteres derefter. Importen tager kun aktive biler med, så afgrænsningen er praktisk, ikke teoretisk.
Hvordan måles den realiserede effekt?
Mod baseline. Diagnostic-forløbet dokumenterer udgangspunktet, og systemets rapporter sammenligner løbende med de godkendte business-case-kategorier: administrationstimer, forbrug, afvigelser og kapacitet.
Ved I, hvor jeres største flådebesparelse ligger?
Få kortlagt datakilder, administration, forbrug og udnyttelse, og modtag et konservativt billede af, hvor det bedst kan betale sig at begynde.
Få beregnet jeres besparelsespotentiale